Anleitung zum Newsletter-Versand
Für den E-Mail-Versand benötigen wir von Ihnen die Versanddaten. Diese werden in einzelnen Dateien erfasst und auf unserem Server hinterlegt.
Die Daten bestehen aus:
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Der Auftrag – eine Jobdatei die Datum, Absender, Betreff & Empfänger der Mails beinhaltet
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Die Adressliste – eine CSV-Datei, in der die Empfänger und eventuelle Seriendruckfelder hinterlegt sind.
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Die eigentliche E-Mail – sie kann im Text oder/und HTML-Format hinterlegt werden
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Optional Bilddateien oder Flyer
Die Dateien sollten im Namen als zusammenhängender Auftrag erkennbar sein und mit der gleichen Buchstabenfolge beginnen (promo-kw08…). Es dürfen nur Kleinbuchstaben ohne Leer- und Sonderzeichen (äüßé€:&!/,*) für die Namensgebung verwendetet werden.
Der fertige Auftrag kann dann folgendermaßen aussehen, wobei die Dateiformate fest vorgeschrieben sind:
Ein Musterauftrag …
Ein versandfertiger Musterauftrag kann hier heruntergeladen werden.
Die Dateien im Einzelnen:
* Die E-Mail kann im Text oder HTML-Format versendet werden. Bei einer HTML-Versendung macht es trotzdem Sinn, zusätzlich eine Textmail zu verschicken. Häufig kann in Webmailern oder Firmen kein HTML-Inhalt angezeigt werden.
Textmails können mit jedem beliebigen Textverarbeitungsprogramm erstellt werden und müssen anschließend als .txt gespeichert werden.
eNews im Textformat erstellen …
… und als Textdatei speichern!
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Es können normale HTML-Texte verwendet werden, allerdings mit Einschränkungen:
- Es darf nur reines HTML verwendet werden, kein Flash, Java, PHP, XML oder ähnliches,
Flashanimationen können als animiertes .gif eingebettet werden.
- Es sollten keinerlei Tags mit <class>, <div>, <span> oder <style> enthalten sein
- Links müssen absolut erfolgen, also statt beispiel.htm muss es http://www.meier.de/beispiel.htm heißen.
- Bilder dürfen nicht eingebettet sein, sondern müssen verlinkt werden (Details folgen unter Grafikdateien)
Wir empfehlen zur Erstellung der Dateien einen WYSIWYG-HTML-Editor (Abkürzung für das Prinzip “What You See Is What You Get”). Falls Sie keinen HTML-Editor besitzen, können Sie hier Nvu oder Super HTML herunterladen. Eine Übersicht erhältlicher Editoren finden Sie bei ZDNet.
Bitte beachten Sie unbedingt die Punkte Spamkriterien und die formelle Richtigkeit und überprüfen vor dem Versand, ob die E-Mail von diversen Mailclients (auch Webmailern) gelesen werden kann. Zusätzlich prüfen wir den Quelltext (nicht die Rechtschreibung) vor dem Versand auf Fehler.
Eine Beispieldatei ist im Musterauftrag enthalten. Weitere Details finden sie unter Was ist HTML
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Grafikdateien können im .gif .jpg oder .png – Format gespeichert werden, wobei wir .gif – Dateien empfehlen, da sie meist am kleinsten sind und am wenigsten Fehler entstehen können. Bitte beachten Sie, dass die Bilder das Webformat haben, d. h. sie müssen sich im RGB-Modus befinden und dürfen nur maximal 256 Farben beinhalten. Bei großen Dateien oder Titelbildern empfiehlt sich die Option “Interlaced” oder “mit Zeilensprung”, die das Bild schneller sichtbar machen.
Für den Ausdruck und die Betrachtung in Webmailern sollten die maximale Bildbreite 600 Pixel nicht übersteigen. Beachten Sie, dass mehrere Bilder den Mailempfang per Modem in einen nervenaufreibenden, langsamen Prozess umwandeln und des Weiteren ein Kriterium für viele Spamfilter sind.
Die fertigen Grafiken müssen im Internet hinterlegt werden und über eine Verlinkung eingebettet werden.
Beispiel: <img src=”http://www.mevia.net/images/maedels08-flyer1.gif”>
Steht kein eigener Webspace zur Verfügung können diese Bilder auf unserem Server hinterlegt werden. Bitte erfragen Sie die Zugangsdaten.
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Die Jobdatei ist eine reine Textdatei, in der die Details zu jedem Versand hinterlegt sind. Sie enthält den Namen der Adressdatei, den Zeitpunkt des Versandbeginns, den Betreff der E-Mail, den sichtbaren Absendernamen des Versenders sowie die gewünschten Absender- und Antwortadressen. Hierbei muss unbedingt darauf geachtet werden, dass diese Adressen bereits vor dem Versandzeitpunkt eingerichtet sind. Eine fehlende oder falsche Absender- bzw. Rücksende-Adresse kann die Auslieferung unmöglich machen, da diese von vielen Mailservern vor dem Empfang von Mails geprüft wird!
Beispiel:
Die Jobdatei
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Die Adressen können aus beliebigen Datenbanken oder anderen Programmen übernommen werden. Sie müssen als .csv-Datei gespeichert werden, wobei die erste Zeile Spaltenüberschriften enthalten muss. Es können auch, wie etwa bei Serienbriefen, weitere Textfelder (Anrede, Geburtsdatum, Postanschrift, …) benutzt werden. Ein Muster eines Serienbriefes haben wir online hinterlegt.
Die Empfängerliste …
… als .csv-Datei speichern!
Checkliste zum Newsletter-Versand
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HTML-Datei ohne problematische Tags & Scripts?
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Bilder im Web-Format und online hinterlegt?
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Spamkriterien überprüft?
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Newsletter formell korrekt?
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Jobdatei komplett (Absendernamen, Absenderadresse, Betreff & Empfänger)?
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E-Mail-Adressen eingerichtet?